Czynsze Lokali Użytkowych

System Ewidencji Finansowej Lokali Użytkowych

System Czynsze Lokali Użytkowych służy do kompleksowej obsługi zdarzeń związanych z procesem naliczania i rozliczania należności i zobowiązań z tytułu użytkowania lokali użytkowych, garaży, umów dzierżawy terenów, umów udostępniania zasobów pod reklamy. Rozrachunki osób inicjowane są przez powiązanie umową osoby z lokalem, terenem, itp. z uwzględnieniem czasu trwania umowy. Ewidencjonowanie umów pozwala na określenie podstawy prawnej w oparciu, o którą zawarto z osobą umowę. Z umową powiązane są cenniki obciążeń na podstawie, których realizowane są automatyczne miesięczne obciążenia osób w postaci dokumentów fiskalnych (rachunki, faktury, noty).

Użytkownik ma możliwość dowolnego definiowania tytułów obciążeń, w tym zaliczek związanych z mediami opomiarowanymi (liczniki zbiorcze lub indywidualne). Moduł pozwala na naliczanie dowolnej ilości elementów wymiaru obciążenia.

Wsparcie dla windykacji należności realizowane jest przez obsługę upomnień, parowanie dokumentów obciążeń z zapłatami, naliczanie odsetek, obsługę ugód, prezentację struktury zadłużeń.

Moduł pozwala na redagowanie dowolnych zawiadomień, przeglądanie historii zmian w bazie danych, w tym historię powiązań z lokalem, a także historię kartoteki finansowej osoby.

W module prowadzone są księgi pomocnicze rejestrów sprzedaży do księgi głównej w rozumieniu ustawy o rachunkowości.

Główne cechy systemu

• Automatyczne naliczanie miesięcznych dokumentów obciążeń na podstawie wprowadzonych indywidualnych dla osoby cenników.
• Automatyczne wystawianie dokumentów korygujących miesięczne obciążenia w oparciu o analizę danych. Zmiany właściwości umowy bądź cenników z datą obowiązywania z okresu już rozliczonego zmieniają status rozrachunku powodując w kolejnym miesiącu obciążenia wystawianie dokumentów korygujących.
• Automatyczne tworzenie dokumentów, które obciążają lub rozliczają zaliczki kosztów przypisanych indywidualnie do lokalu. Tworzenie takich dokumentów następuje w oparciu o przejęcie wyniku podziału kosztów lub ich rozliczenia w stosunku do zaliczek dokonanego w modułach Media (rozliczenie kosztów świadczeń medialnych (dostawa wody, energii cieplnej do podgrzania wody, ogrzania pomieszczeń, gazu) i Koszty (rozliczenie opłat z tytułu eksploatacji lokalu przez właścicieli lokali z ustanowioną odrębną własnością w spółdzielniach mieszkaniowych). Automatyczne dokumenty korygujące powiązane z dokumentami źródłowymi, w których wystawiono zaliczki podlegające rozliczeniu.
• Fakturowania usług jednorazowych związanych z najmem i dzierżawą.
• Obsługa dokumentów sprzedaży, a szczególnie wystawianie dokumentów korygujących obciążenia zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług.
• Sterowany przez użytkownika proces akceptacji fiskalnej i księgowej dokumentów obciążeń.
• Automatyczny rejestr sprzedaży.
• Automatyczne tworzenie wpisów do ewidencji Deklaracji VAT 7
• Precyzyjne naliczanie obciążeń z uwzględnieniem okresu trwania umowy oraz zmianami właściwości opisujących lokal w trakcie miesiąca.
• Symulacja naliczenia obciążeń za dowolny okres (w tył i w przód).
• Możliwość grupowania ewidencji rozrachunków w podziale na rejestry pomocnicze (np. rejestr pomocniczy rozrachunków z tytułu najmu, z tytułu dzierżawy terenów, z tytułu reklam, itp.)
• Prowadzenie ewidencji obciążeń z tytułu odsetek od nieterminowych zapłat. Rejestry odsetkowe z pełną historią naliczeń odsetek mogą być prowadzone bilansowo – w Księdze Głównej księgowane są naliczenia odsetek i zapłaty, bądź ewidencyjnie – w Księdze Głównej księgowane są zapłaty, a naliczanie odsetek ma charakter czysto ewidencyjny. Rejestry odsetkowe są powiązane z rejestrami podstawowymi w układzie definiowanym przez użytkownika systemu Dom 5.
• Możliwość prowadzenia dokumentów ugód, ustalenia harmonogramu spłat (rozłożenie spłat na dowolne raty i ustalone z góry terminy płatności). Automatyczne parowanie dokumentu ugody z kwotami niesparowanych dokumentów obciążeń.
• Wystawianie upomnień, wezwań do zapłaty.
• Kontrola kompletności dekretacji dokumentów i ich księgowania w Księdze Głównej modułu FK podczas zamykania miesiąca
• Funkcjonowanie stanów okresu rozliczeniowego w podziale na okres sprzedażowy i księgowy. Użytkownik ma możliwość wystawiania dokumentów sprzedaży dla kolejnego okresu z równoczesnym porządkowaniem rozrachunków z poprzedniego okresu. Na przykład wystawiane są dokumenty obciążeń za marzec i równolegle ewidencjonowane są dokumenty wpłat, przeksięgowania za miesiąc luty.
• Indywidualne dostosowanie warunków dekretacji do planu kont użytkownika.
• Automatyczna dekretacja i księgowanie na kontach Księgi Głównej.
• Samodzielne zamykanie okresów księgowych przez Użytkownika.
• Prowadzenie korespondencji seryjnej na podstawie zdefiniowanych przez użytkownika szablonów.
• Możliwość generowania przelewu dla obciążeń dla danej kartoteki lub dla miesięcznego naliczenia.
• Automatyczna ewidencja zapłat i wypłat rejestrowanych w modułach Kasa i Banki.
• Duża ilość różnorodnych zestawień parametryzowanych przez Użytkownika, potwierdzenie sald.
• Wbudowany generator wydruków pozwalający na tworzenie własnych zestawień przez Użytkownika.
• Narzędzia do automatycznego modyfikowania dużych zestawów danych (np. nadawanie i zawieszanie tytułów opłat, generowanie automatycznych dokumentów korygujących).
• Szeroki zestaw parametrów składników opłat z podziałem na rejestry sprzedaży, sposób użycia (za bieżący lub poprzedni miesiąc, cyklicznie za wskazaną liczbę miesięcy), powiązania z grupą zasobów (z cennikiem przy rejonie, budynku, indywidualnym), rodzaj stosowanej ceny (brutto, netto, opłata), zastosowanie indywidualnych norm, wskazania właściwości umowy jako ilości, itp.
• Kontrolowany dostęp użytkowników do ewidencji i procesów obsługiwanych w module.
• Proces importu dokumentów sprzedaży, przygotowanych (wygenerowanych) przez systemy komputerowe niebędące autorstwem Sacer s.c. za pomocą przygotowanych plików CSV.