Obsługa Techniczna Nieruchomości

System Ewidencji Budynków, Nieruchomości i Gruntów oraz związanych z nimi awariami i remontami

System Obsługa Techniczna Nieruchomości dedykowany jest działom technicznym i administracyjnym zarządzanej nieruchomości. Przeznaczony jest dla dokumentowania spraw związanych z bieżącą techniczną obsługą nieruchomości.

Główne cechy systemu

• Ewidencja zasobów i nieruchomości od strony technicznej. Możliwość opisania zasobów (budynki, klatki, lokale) właściwościami definiowanymi samodzielnie przez użytkownika (np. konstrukcje, rodzaj zabudowy, elewacje, otoczenie). Powiązanie zasobu z dowolnymi załącznikami graficznymi.
• Ewidencja zgłoszeń – awarii i potrzeb prac związanych z bieżącą konserwacją i remontami nieruchomości.
• Ewidencja awarii, od momentu ich zgłoszenia, wystawiania zleceń, do usunięcia. Użytkownik ma możliwość określenia: rodzaju zgłoszenia - awarii, typu zgłoszenia, daty zgłoszenia, zasobu którego zgłoszenie dotyczy, osoby zgłaszającej, osoby przyjmującej zgłoszenie. Dodatkowo przy zgłoszeniu można odnotować potrzebę wizji lokalnej. Istnieje możliwość dołączania do ewidencji zgłoszeń załączników graficznych (np. zdjęć z wizji lokalnych).
• Ewidencja instalacji przy zasobach i związanych z nią przeglądów okresowych.
• Ewidencja planów prac remontowo – gospodarczych z podziałem na kategorie, które użytkownik sam definiuje oraz przypisaniem planu remontów do konkretnej księgowości. Plan prac zawiera sposób finansowania, wykonania, rodzaj prac, planowane terminy rozpoczęcia i zakończenia, ilość pracy i jej wartość oraz lokalizację przez odwołanie do drzewa zasobów. Możliwość tworzenia planów remontowo - gospodarczych na podstawie stworzonych prowizoriów planów.
• Ewidencja remontów i bieżących konserwacji, od momentu ich zgłoszenia, wystawiania zleceń, do realizacji. Prowadzenie ewidencji pozwala na analizę skali i sprawności działań w zakresie prowadzonych prac remontowych. Powiązanie wykonania prac z pozycją planu remontów pozwala na śledzenie realizacji planu remontów.
• Powiązanie ewidencji awarii, remontów, okresowych kontroli i modernizacji (pozostałych prac) z miejscem ich wstąpienia (nieruchomość, obiekt na nieruchomości, zasób w nieruchomości).
• Prowadzenie ewidencji zgłoszeń, zleceń i umów w podziale na rejestry, co pozwola na agregację danych w wyszczególnionych ewidencjach.
• Ewidencja umów jednostki z podmiotami zewnętrznymi na rzecz wykonywania różnorodnych prac związanych z utrzymaniem nieruchomości. W ramach ewidencji prowadzony jest opis przedmiotu umowy, opis wykonawcy, z którym została umowa zawarta, tryb w jakim został wyłoniony wykonawca (ewidencja poszukiwania wykonawcy również ewidencjonowana w systemie Dom 5), wartość umowy, podział umowy na etapy. Dodatkowo istnieje możliwość powiązania umowy z kolejnymi zleceniami realizowanymi w ramach umowy.
• Ewidencja obiektów budowlanych w formie odpowiadającej książce obiektu budowlanego (ewidencje zgodne z wymaganymi zawartymi w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 3 lipca 2003 r. w sprawie książki obiektu budowlanego). Proces umożliwiający automatyczne zapisywanie do KOB prac wykonanych na obiekcie (usunięcia awarii, remontów i bieżącej konserwacji, okresowych kontroli i prac wykonanych).
• Ewidencja pozycji dokumentów zakupu powiązanych z modułem Obsługa Techniczna Nieruchomości i dekretacja merytoryczna dokumentu. Możliwość przypisania do faktury prac, w ramach jej wykonanych, co z kolei pozwala na rozliczenie kosztu w module Koszty.